ECM

Enterprise Content Management é o conjunto de tecnologias utilizadas para captar , gerenciar , armazenar , preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa , onde quer que tais informações se encontrem.

Conformidade

A chave para uma estratégia de conformidade bem-sucedida é incorporar ao seu negócio o conceito de conquista da conformidade , e não a encarar como um projeto que deva estar terminado para , só então , ser considerado “ perfeito ”. Embora não seja fácil , a conformidade com as normas deve ser encarada como uma oportunidade para aperfeiçoar todo tipo de processos de negócio , e não apenas como um custo permanente do negócio . Mas é verdade que pode haver altos custos associados às suas iniciativas de conformidade , tanto com relação a tecnologias quanto a empregados . Garantir a conformidade com apenas uma regulamentação, como a Sarbanes-Oxley ou a HIPAA ( Lei de Portabilidade e Responsabilização de Seguro de Saúde dos Estados Unidos, de 1996), por exemplo , irá fazer com que seus custos continuem a crescer à medida que cada nova regulamentação vier a ser editada ao longo dos anos .

Para ajudar a limitar riscos e custos devem ser desenvolvidas estratégias proativas de ECM dentro de áreas-chave, como Gestão Documental e Gerenciamento de processos de negócio (BPM), assegurando que sejam aplicadas práticas de negócio adequadas e que o conteúdo seja adequadamente captado, armazenado, gerenciado e descartado no momento adequado de seu ciclo de vida , e de acordo com o disposto na legislação .

Para desenvolver uma iniciativa de conformidade adequada será necessário recorrer a diversas áreas de expertise, particularmente às áreas jurídica , de TI e Gestão Documental, para dar suporte aos objetivos globais do negócio . As pessoas de cada uma dessas áreas devem contribuir com seus conhecimentos e opiniões para assegurar os benefícios de um programa de conformidade totalmente eficaz . Embora a conformidade nem sempre seja um problema relacionado à tecnologia , a Tecnologia da Informação e um expressivo crescimento de conteúdo não-estruturado contribuem para a exposição da empresa . As ferramentas de ECM, adequadamente utilizadas, podem ajudar a reduzir o custo geral da conformidade para a empresa . 

GED

O GED 

 

Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos. Ter um sistema de GED significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa.
É a tecnologia do GED que torna o eBusiness uma realidade, pois alicerça todas as informações referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negócio.O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte.
A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um escaner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.

Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse ‘mundo de informações digitais’, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

Internet Acesso Remoto

Use o LogMeIn para fazer sincronia remota de arquivos e executar programas

Acessar o PC de casa pode ser uma boa idéia para recuperar documentos e arquivos, além de rodar ou fechar programas. O LogMeIn traz esses recursos, com acesso completo aos drives do PC, na versão Pro (com preço de 70 dólares por ano). Para fazer isso, ao acessar a página do computador sendo controlado, clique em Gerenciador de Arquivos. Será exibida uma lista de todos os discos do computador. Clique duas vezes no drive desejado e vá repetindo essa operação até chegar no arquivo a ser baixado. Para fazer o download, arraste o arquivo do micro remoto para a pasta local. Também há a possibilidade de sincronizar o conteúdo de duas pastas entre o micro local e o remoto. Para isso, acesse as pastas a serem sincronizadas e clique no botão com uma seta dupla verde.